Podnikateľom, za účelom uľahčenia prechodu na nový spôsob predkladania účtovných závierok, novelizované predpisy stanovujú, že účtovné závierky za rok 2017 a za predchádzajúce roky je možné ukladať nepriamym spôsobom – to znamená, že do systému sa môžu ukladať scany podpísaných dokumentov.
Od roku 2019 sa účtovné závierky musia predkladať elektronicky. Týka sa to účtovných závierok za rok 2018 a neskôr. Účtovná závierka musí byť vygenerovaná ako súbor v príslušnom formáte, podpísaná s použitím elektronického podpisu subjektom, ktorý účtovnú závierku vyhotovil a takisto aj všetkými konateľmi spoločnosti a následne prostredníctvom systému eKRS musí byť uložená v archíve účtovných dokumentov. Znamená to, že všetci konatelia musia mať elektronicky kvalifikovaný podpis alebo dôveryhodný profil ePUAP. Je to poľská platforma, ktorá sa používa na komunikáciu občanov s verejnou správou a umožňuje elektronické podpisovanie dokumentov.
Účtovnú závierku je možné podpísať pomocou elektronického podpisu podľa algoritmu XAdES, ktorý nevyžaduje rodné číslo (PESEL) podpisujúceho. V teórii je možné kvalifikovaný elektronický podpis, vydávaný v rámci Európskej únie, spĺňajúci vyššie uvedené požiadavky, použiť na podpisovanie účtovných závierok, avšak v praxi systém eKRS často považuje takéto podpisy za nesprávne a odmieta predloženie takto podpísaných dokumentov. Následkom zavedenia povinného elektronického predkladania účtovných závierok môže byť to, že konatelia poľských spoločností, ktorí sú cudzincami, budú mať problém s ich podpisovaním a podávaním.
Druhou možnosťou je získať dôveryhodný profil ePUAP, pomocou ktorého je možné účtovné závierky podpisovať. Tento profil je možné získať bezplatne, je však potrebné mať poľské rodné číslo (PESEL) a osobne sa dostaviť na príslušnom úrade za účelom potvrdenia svojej totožnosti. Žiadosť o udelenie rodného čísla PESEL je pre cudzinca takisto bezplatná a na väčšine úradov ho udeľujú aj na počkanie. Navyše, po udelení rodného čísla PESEL je hneď možné si založiť profil ePUAP a potvrdiť svoju totožnosť. Pre fyzické osoby, ktoré majú bankové účty v jednotlivých bankách, existuje taktiež možnosť potvrdenia totožnosti priamo bankou.
Okrem toho si zriadenie účtu v systéme eKRS vyžaduje elektronický podpis alebo podpis potvrdený profilom ePUAP. Predloženie dokumentov v systéme je bezplatné, avšak pre konateľov, ktorí nemajú číslo PESEL môže byť táto záležitosť pomerne problematická. Nové právne predpisy stanovujú, že na predloženie účtovnej závierky je oprávnená minimálne jedna fyzická osoba zapísaná do Celoštátneho súdneho registra (KRS), ako člen orgánu oprávneného do zastupovania spoločnosti, spoločník oprávnený zastupovať osobnú obchodnú spoločnosť, správca konkurznej podstaty alebo likvidátor, ktorej číslo PESEL je zverejnené v Celoštátnom súdnom registri (KRS). Znamená to, že na to, aby konateľ spoločnosti mohol sám predložiť účtovné dokumenty v systéme, je nevyhnutné zverejnenie jeho čísla PESEL v KRS spoločnosti, podľa § 19e ods. 2 zákona o KRS. V prípade, že žiaden z konateľov spoločnosti nemá číslo PESEL, existuje možnosť predloženia účtovnej závierky prostredníctvom splnomocnenej osoby. To však nerieši problém podpisovania dokumentov s použitím elektronického podpisu a nepodpísaný dokument bude systémom zamietnutý.
Za prípravu a predloženie účtovných dokladov spoločnosti sú zodpovední konatelia. Mnohí z nich si však neuvedomujú následky nedodržania uvedených povinností – týka sa to najmä cudzincov, ktorí sú konateľmi poľských spoločností, hoci sankcie môžu byť vysoké. V súlade s § 77 poľského zákona o účtovníctve, za nevypracovanie účtovnej závierky alebo vypracovanie v rozpore s týmto zákonom, bude konateľovi uložená pokuta alebo trest odňatia slobody do 2 rokov alebo obidva tresty súčasne. V prípade, že konatelia nepredložia účtovnú závierku v súlade s § 79 bod 4 zákona o účtovníctve, bude im uložená pokuta alebo trest odňatia slobody do dvoch rokov.
Okrem toho nepredloženie účtovnej závierky sa v Poľsku považuje za daňový trestný čin. To znamená, že okrem vyššie uvedených sankcií, podľa § 80b daňového trestného zákonníka, za nepredloženie účtovných závierok príslušnému daňovému úradu riadne a včas, sa ukladá pokuta do výšky 40 000 PLN.
Navyše je registrový súd oprávnený začať donucovacie konanie proti spoločnosti, za účelom donútiť ju, aby predložila chýbajúce účtovné závierky. V súlade s § 24 ods. 1 poľského zákona o Celoštátnom súdnom registri (KRS), ak súd zistí, že dokumenty, ktoré bolo treba povinne predložiť, neboli predložené, a to napriek uplynutiu lehoty, súd najprv vyzve spoločnosť na ich predloženie a to v lehote siedmich dní. V prípade, že spoločnosť nesplní túto povinnosť v stanovenej lehote, je registrový súd oprávnený konateľom spoločnosti opakovane ukladať pokutu. V prípade, že aj napriek výzve súdu neboli účtovné závierky za dva po sebe nasledujúce účtovné obdobia predložené, súd môže z úradnej moci začať konanie o zrušení spoločnosti bez toho, aby sa uskutočnilo likvidačné konanie.
Na záver, nesplnenie povinnosti súvisiacej s predložením účtovných závierok konateľmi spoločnosti môže mať pre nich ďalekosiahle následky, od vysokých pokút až po zrušenie spoločnosti registrovým súdom. V súčasnosti súdy a prokurátori čoraz častejšie kontrolujú spoločnosti, ktoré nepredkladajú chýbajúce účtovné závierky. V praxi sa finančné pokuty ukladané podnikateľom obvykle pohybujú v rozmedzí 10 000 - 12 000 PLN, avšak môžu sa ukladať aj opakovane, až kým spoločnosť požadované dokumenty nepredloží. Preto je potrebné si dávať pozor na včasné a riadne splnenie tejto povinnosti.